【標案101系列】第3步：投標文件準備完整指南 - 2025年最新檢查清單與零失誤SOP流程

螢幕上的截止時間一秒秒倒數，你手上的文件堆積如山，心頭一緊：「那個章蓋了沒？稅單是最新一期嗎？頁數有沒有超過？」這種瀕臨崩潰的焦慮，是每個標案人的共同回憶。

投標文件的準備，不是創意競賽，而是一場不容許0.01%失誤的嚴謹程序。在這場競賽中，99分等於0分。為了讓您的專業實力不被一個無心之過淘汰，我們為您淬鍊出這套「零失誤SOP」，涵蓋從戰備、精雕到防呆的三大階段，讓您從容應對，精準達陣。

階段一：投標前的「戰備」階段 — 避免從源頭就走錯路

在動手寫任何一個字之前，先完成這兩項關鍵前置作業。

1. 建立你的「投標工作區」

這不是形式主義，而是建立秩序的第一步。

• 數位工作區：在電腦裡建立一個以「案號+標案名稱」命名的專屬資料夾。底下再分「01招標文件」、「02資格文件」、「03企劃書草稿」、「04最終投標文件」等子資料夾，將所有檔案分門別類。
• 實體工作區：清出一張乾淨的桌面，只放這個標案的相關文件。把招標文件「印出來」，用紙本閱讀，更容易發現細節。

2. 招標文件的「拆解術」

不要只「看」招標文件，要去「拆解」它。

• 螢光筆標記法：準備三種顏色的螢光筆。
  • 紅色：標示所有「截止日期」、「份數」、「頁數上限」、「預算金額」。
  • 黃色：標示所有「必須繳交」的文件名稱（資格、規格、價格）。
  • 藍色：標示所有「格式規定」（如：A4紙、雙面列印、標楷體14號字、膠裝）。
• 製作專屬檢查清單：根據你標記的內容，在Excel或筆記本上建立一個本次標案專屬的「文件檢查清單」，這會比用公版範本更貼切、更安全。

階段二：文件準備的「精雕」階段 — 10大魔鬼細節全解析

這是最耗時的核心環節，我們將逐一擊破每個文件的常見地雷。

1. 廠商登記或設立證明

• 常見地雷：公司的「營業項目」代碼與標案要求的不完全一致。
• 專家提示：請至「商工登記公示資料查詢服務」網站，列印**「完整營業項目」**的頁面。若有疑慮，可在釋疑階段詢問機關，確認您的營業項目是否符合。

2. 納稅證明

• 常見地雷：使用過期稅單；總公司與分公司投標時，用了非投標主體的納稅證明。
• 實戰情境：如果貴公司是採「總機構合併申報」營業稅，記得要一併附上財政部核准的相關公函影本，以茲證明。

3. 信用證明

• 常見地雷：證明的「查詢日期」超過投標截止日前半年。
• 專家提示：此文件申請需時，建議列為「待辦事項第一條」，一決定投標就立刻申請。

4. 投標廠商聲明書

• 常見地雷：漏勾選項、或在具結人處漏蓋公司大小章。
• 專家提示：這是一份法律切結書。請務必由負責人親自審閱，確認公司沒有違反《政府採購法》第101條的狀況，否則後果嚴重。

5. 電子領標憑據 (.tkn檔)

• 常見地雷：忘記列印，或誤用其他標案的領標憑據。
• 專家提示：下載招標文件時，第一時間就把它列印出來，放進實體資料夾，避免遺忘。

6. 押標金

• 常見地雷：支票抬頭與機關全名差一個字；金額寫錯；忘了在支票上蓋公司大小章。
• 專家提示：建議開立「銀行本行支票」，並在交付前，拿著支票和招標文件上的機關全名，逐字比對三次。

7. 服務建議書／企劃書

• 常見地雷：只顧內容，忽略格式。頁數超過上限、裝訂方式錯誤、未使用指定字體。
• 進階技巧 — 緊扣「評選項目及配分表」：
  1. 將「評選項目及配分表」複製下來。
  2. 將它直接當作你服務建議書的**「章節目錄」**。例如，評選項目是「一、計畫理解與分析(20%)」，你的建議書第一章就應該是「第一章 計畫理解與分析」。
  3. 在章節內，明確回應委員想看的東西。這能讓評委一目了然，輕鬆給分。

8. 標單／報價單

• 常見地雷：中文大寫數字寫錯（貳寫成弍、參寫成叁）；塗改處未蓋負責人小章。
• 專家提示：填寫完畢後，遮住阿拉伯數字，請另一位同事看著中文大寫念出金額，進行交叉比對。

9. 【關鍵】印章的正確用法

• 公司大小章：用於所有正式文件、契約、聲明書的具結處。
• 騎縫章：當文件超過兩頁時（特別是服務建議書、契約草案），為避免被抽換，應在書背或文件側邊上下對齊蓋章。
• 與正本相符章：所有影本文件（如納稅證明、設立證明）都應加蓋此章及公司大小章，以示負責。
• 更正章（負責人小章）：文件（尤其是報價單）有任何塗改，必須在塗改處蓋上負責人小章。

10. 授權書 (若需要)

• 常見地雷：出席簡報或代理投標的人員，未攜帶機關要求的授權書正本。
• 專家提示：如果投標與後續簡報、簽約的代表人不同，請預先準備好這份文件。

階段三：最終組裝的「防呆」階段 — 絕殺失誤的最後一哩路

文件都備妥後，用這個流程進行最後確認，確保萬無一失。

1. 清點與排序：攤開你的專屬檢查清單，將所有實體文件依序排列好，完成一項就用螢光筆劃掉。
2. 找一雙「新鮮的眼睛」：請一位**「沒有」**參與文件準備的同事，扮演挑剔的審查員，從頭到尾檢查一次。旁觀者清，他最可能發現你已視而不見的錯誤。
3. 模擬封裝：確認文件份數無誤後，依招標文件規定，將資格、規格、價格文件分別裝入「內封」，再統一放入「外標封」。
4. 外標封檢查：再次確認外標封上已寫明「標案名稱」、「案號」、「投標廠商名稱及地址」，並在封口處蓋章密封。
5. 送達才是王道：務必在截止時間前**「送達」**。強烈建議「專人親送」，並索取蓋有時間戳的收件證明。若用快遞，請提早一天寄出，並時刻追蹤運送狀態。

投標常見問題 (FAQ)

• Q1: 服務建議書頁數不小心超過要求頁數怎麼辦？

  • A: 嚴格來說，這已構成規格不符。雖然有些機關或評委可能通融，但風險極高。建議嚴格遵守規定，若內容太多，應精簡文字或調整圖表大小。

• Q2: 標案報價單的中文大寫寫錯了，可以塗改嗎？

  • A: 可以，但必須在塗改處蓋上「負責人小章」。若無規定，建議不要使用修正液或修正帶，直接劃掉重寫並蓋章即可。最保險的做法是重新寫一張。

• Q3: 發現招標文件有「更正公告」，該怎麼辦？

  • A: 立即以「更正後」的版本為準。所有文件、規格、日期都需依新公告重新檢查。這也是為何要定期上電子採購網查看案件狀態的原因。

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